定款とは？許認可の申請書類に必要な際の取得方法について

「定款（ていかん）」とは、会社の基本的なルールを定めた文書です。株式会社や合同会社を設立する際には必ず作成され、会社の「憲法」とも呼ばれる大切な書類です。

定款には以下のような事項が記載されています。

1. 絶対的記載事項（必ず書かないと無効になる内容）
   • 会社の目的（事業内容）
   • 商号（会社名）
   • 本店所在地
   • 設立に際して出資される財産の価額や最低額
   • 発起人の氏名・住所
2. 相対的記載事項（書かないと効力が発生しない内容）
   • 株式の譲渡制限に関する事項
   • 役員の任期に関する事項 など
3. 任意的記載事項（会社ごとの取り決め）
   • 事業年度の設定
   • 役員の報酬に関する規定 など

なぜ定款が必要なのか？

許認可の申請や登記手続きでは、会社の目的が申請業務に対応しているか、代表者や会社の基本情報が正しく定められているかを確認するため、定款の写しの提出を求められることがあります。

例）旅行業登録、住宅宿泊事業届出、一般酒類小売業免許など

定款はどこで取得できるのか？

会社設立時、公証役場で認証を受けた際に、定款の謄本（紙）やPDFデータを受け取ります。このとき受け取った定款を、その後の申請や契約で利用するのが基本です。

設立後に必要になった場合

定款は会社法により、本店及び支店に備え置くことが義務付けられています。したがって、社内に保管してあるのが原則です。

許認可申請などで必要になった場合、まずは会社内部に保管されていないかを確認してください。見当たらない場合など紛失時には、公証役場に保存されている定款を再度交付してもらうことも可能です。ただし再交付してもらえるのは原子定款（最初に作った定款）のみです。

なお、旅行業法など、許認可によっては「会社の目的」に申請業務が含まれていないと受理されない場合があります。この場合は定款変更（株主総会決議） が必要となります。

まとめ

許認可申請で定款が必要になったら、まずは社内に保管されているかを確認しましょう。

定款は設立後、長期間にわたり利用する重要書類なので、電子データと紙の両方で保管しておくのがおすすめです。